Objetivos
Establecer lineamientos y pasos a seguir para la adquisición de bienes y/o servicios, asegurando que cumplan con los requisitos específicos necesarios para cubrir la operación de los servicios de acueducto y alcantarillado.
El presente manual incluye compras de productos químicos para el tratamiento, material y reactivos de laboratorio, elementos para el normal funcionamiento de la administración y operación de la empresa; las adquisiciones serán realizadas directamente por el área de almacén.
Documentos de referencia:
- Programación de pagos
- Manejo de caja general
- Trámite y manejo de anticipos
- Manejo de almacén
- Evaluación de proveedores
Necesidad de la compra
El objeto de la compra es satisfacer la necesidad optimizando los recursos disponibles para el cumplimiento del objeto social de la empresa.
Justificación de la compra
El área solicitante definirá concretamente el bien a adquirir de forma que permita su inequívoca identificación, utilizando la denominación establecida en el catálogo o en su defecto establecer la definición más descriptiva posible.
Las solicitudes de compras o servicios se deberán elaborar mínimo con treinta (30) días de anticipación a la necesidad del producto y/o servicio.
Características de la compra
Para lograr óptimos resultados en los procesos de compras y cumplir con las expectativas del solicitante, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Precisar claramente el bien o servicio que se solicita, no solo técnicamente sino también para la finalidad que se solicita
- Calidad que se espera
- Precio
- Plazo de entrega
El área solicitante definirá concretamente el bien a adquirir de forma que permita su inequívoca identificación, utilizando la denominación establecida, los criterios para establecer la definición más descriptiva posible, en términos que se utilicen en el mercado y suficientemente claros para todas las personas que intervienen en el proceso.
Las solicitudes de compras de bienes o servicios se elaboraran a través de una orden de compra o servicio con el respectivo visto bueno del gerente de área.
Presupuesto
Todas las compras y contrataciones de bienes y servicios de las áreas deben encontrarse incluidas en el Plan de Gestión de la empresa y por consiguiente debe reflejarse en el Presupuesto Anual de Inversiones y Gastos.
El Presupuesto de Gastos comprende la previsión de compra de bienes y/o servicios destinados a ser consumidos en el desarrollo normal del objetivo social de la empresa.
Proveedores
- Se seleccionará a los proveedores en función de las condiciones del bien solicitado.
- La información de tiempos de programación y de fabricación es importante para el proceso.
- La mejora de la distribución de los bienes y de sus costos asociados.
- Los proveedores, el área contratante y la Gerencia Administrativa, deberán ser transparentes con el fin de poder mantener una relación de confianza.
- Y las condiciones pactadas con el proveedor deberán mantenerse, con el objetivo y sin perjuicio de las relaciones comerciales concretas que se tengan.
Proveedores ocasionales
Proveedor al que se le compra de manera ocasional o de manera única en un periodo determinado o que no está prevista su repetición durante el año de ejecución presupuestal.
Proveedor evaluado
Proveedor evaluado y seleccionado por la Gerencia Administrativa y Financiera y la Coordinación de Compras con el fin de adquirirle los bienes y/o servicios requeridos con anterioridad.